会議の主催者になったら

会議室とは

会議というと、会社でのミーティング、顧客相手のプレゼンテーション、研修など、大勢が集まって議題について意見交換をしたり、相談や検討をすることを思い浮かべますが、その会議をするための部屋を会議室といいます。会議室には机と椅子があり、会場によっては音響の設備も必要になるかもしれません。主催者側は全てを準備し、効率の良い会議を行えるよう、会場の設備を整えておく必要があります。

部屋の広さについて

収容人数に応じて、部屋の広さを選ぶことが重要です。少ない人数なのにホールのような部屋で会議をしても集中できません。参加人数が多い場合は、机を配置せず椅子だけを放射状に並べると収容人数が増えます。しかし会議の内容をメモしなければならない場合では、机が必要となります。まず、どのような内容の会議なのか、人数は何人集まるのかを把握し、会議室の大きさを選びましょう。

必要な備品

会議室にないものは、主催者側が事前に揃えておく必要があります。机、椅子、講演台、ワイヤレスマイク、OHP、スクリーン、プロジェクター、テレビ、ビデオデッキなど、会議の内容や会議室の広さによって必要なものが変わってきます。コピーをとったり、FAXをすることがあるかもしれません。インターネットを使って会議をする場合は、回線があるのかを調べておきましょう。

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