会議の決まりごと

上座と下座について

机をコの字型に向かい合わせた会議室では、入り口から一番遠い席が上座になります。議長が中心に座り、そこに近い方が上座です。また、長テーブルに向かい合って座る場合や円型の場合も同じく、入り口から一番遠い席が上座となります。ソファと肘掛け椅子がある場合は、ソファをすすめます。役職の高い人から順番に、上座の右、左、右、左と座ってもらいます。お茶を出すときも、席に習って上座の方から出します。

準備すること

まず、どのような目的の会議であるか把握します。参加者の予定を考慮し、日時や場所を決め、会場の設備を整えましょう。資料を作成し、効果的に使えるように準備しておきます。お茶やお弁当やケータリングの手配が必要であれば忘れないようにしましょう。会議の進行を任されている場合にはしっかりと準備をし、密度の濃い会議になるようにしましょう。

議事録について

会議の内容を記録した文書のことで、重要なものです。議事録を読むのは、上司や顧客かもしれません。雑然とした書き方でなく、見た目も美しく読みやすいように配慮しましょう。作成するためには、会議の内容を事細かにメモを取っておき、それを後でまとめます。誰の発言か分からなくならないように気を付け、会議での会話の全てをノートに書きましょう。同じ内容をまとめたら、自分で補足して、読みやすい文にしましょう。

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